Организация конференций в гостиничном комплексе

Организация конференций в гостиничном компексеПрофессиональная организация конференций в гостиничном комплексе всегда получит положительный резонанс, если построением процессов занимается опытная компания.


В настоящее время конференции, как правило, масштабны, требуют наличия или дополнительно установленного современного оборудования, имеют утвержденный план проведения


  • обмен опытом
  • официальные заседания
  • участие высокопоставленных персон
  • доклады компетентных специалистов
  • подведения итогов

Количество участников конференций и регламент мероприятия также предполагают условия размещения экспонентов максимально близко к месту проведения.


Все перечисленные и многие иные условия указывают на единственно верный выбор для организации полномасштабного мероприятия. Это гостиничные комплексы с необходимым количеством конференц-залов, выставочных площадей и предоставлением мест проживания участников.


Преимущества заказа организации конференции в ГК Аэроклуб


Мы имеем более двух десятилетий опыта в business travel. Нашей основной сферой деятельности является создание лучших условий для деловых поездок, проведения переговоров, профильного общения и всех мероприятий, связанных с продвижением вашего бизнеса.


Наши стратегические партнеры в России, странах СНГ и за рубежом – крупнейшие транснациональные ассоциации, сети гостиниц и отелей, авиакомпании, посольства, государственные службы и глобальная международная сеть BCD Travel. ГК Аэроклуб – гарантия проведения конференций любого масштаба, продолжительности и направления на самом высоком уровне.


Общие принципы организации


Организация внутрироссийских и зарубежных мероприятий идентична, за исключением ряда моментов – необходимость или её отсутствие по работе с визовыми вопросами, приглашениями, обеспечением мероприятия переводчиками.


В каждом из случаев под полной ответственностью компетентного организатора находятся:


  • подготовительная информационная часть (приглашения, реклама)
  • помощь в составлении докладов, презентаций
  • трансферы и предоставление участникам по запросу автомобилей в аренду
  • соблюдение дипломатического, конфессионального, национального этикета
  • предоставление необходимого оборудования
  • подготовка презентационных материалов и наглядных пособий
  • помощь в подготовке докладов
  • квалифицированный обслуживающий персонал
  • другие, ориентированные на достижение желаемого эффекта действия.

Цели и задачи


Проведение тематических мероприятий на специализированных площадках гостиниц определяется темой для подробного изучения поставленной задачи


  • обсуждение инновационных способов решения обсуждаемой проблемы, равно как и последствий их практического внедрения
  • изложение участниками накопленной информацией
  • поиск возможных ошибок и решений путем сотрудничества максимального числа участников
  • доклады, практические семинары, презентации, мастер-классы
  • установление налаженных связей между представителями компаний
  • комфортный отдых по окончании каждого дня мероприятия в той же гостинице, где и проводится само мероприятие.

Подробное описание услуги


Список наиболее востребованных услуг составлен на основе самых распространенных запросов наших клиентов. Формирование специальной программы определяется в индивидуальном порядке, в соответствии с протоколом планируемого мероприятия.

  • формирование программы, выбор гостиничного комплекса, соответствующего уровню и возможностям
  • разработка предложения на основе требований заказчика
  • аренда оборудования, организация питания (от кофе-брейков до банкетов с развлекательной программой)
  • составление, корректировка и оптимизация сметы мероприятия
  • при наличии ответственного за организацию у стороны-заказчика – полное взаимодействие
  • работа со спонсорами, утверждение попечительского совета, взаимодействие с рекламными агентствами, привлечение участников, размещение информации, относящейся ко всем аспектам события
  • прием регистрационных сборов, непосредственно регистрация экспонентов (в т.ч. электронная)
  • визовая поддержка, трансфер в любых направлениях, железнодорожные и авиабилеты, аренда автомобилей
  • бронирование гостиничных номеров согласно бюджету и месту проведения
  • предоставление всех видов услуг перевода (письменный, устный, синхронный)
  • организация развлекательной части (экскурсионные программы, корпоративные вечеринки по завершению конференции)

КОНФЕРЕНЦИИ В ГОСТИНИЦАХ РОССИИ


В компании разработана современная методика, в соответствии с которой организация всех тематических проектов осуществляется в партнерстве с лучшими гостиничными комплексами Москвы и других крупных городов Российской Федерации. Успешно реализованы без исключения все поставленные заказчиками задачи.


Стандартная программа (комплексно)

  • регистрация участников и экспонентов
  • доклады и выступления
  • презентации
  • деловое общение
  • подведение итогов
  • завершающие мероприятия

Корпоративным клиентам: для проведения масштабных специализированных мероприятий, предполагающих одновременное использование сразу нескольких специально оборудованных залов, ГК Аэроклуб предоставляет доступ через личный аккаунт к собственной базе гостиниц, располагающих нужными площадями и возможностями.


Программное обеспечение Aeroclub Time является единственным ресурсом онлайн-бронирования, аналитики и контроля расходов, разработанной нашей компанией. Заслужил признание российских пользователей, конкурентов, зарубежных коллег и партнеров.


МЕЖДУНАРОДНЫЕ КОНФЕРЕНЦИИ


Организация событийного мероприятия за рубежом имеет те же основные принципы построения, что и на территории России. ГК Аэроклуб является постоянным партнером и самостоятельным организатором симпозиумов, всемирных конвенций, конгрессов, съездов и прочих мероприятий международного уровня в сфере экономики, политики, науки.


Организация конференций в гостинице любого крупного российского или зарубежного города всегда имеет определенную тематику:


  • научная (информационная или практическая)
  • бизнес-тематика (общение, обмен опытом)
  • корпоративная (для партнеров, дилеров, сотрудников)
  • отраслевая (с докладами президентов промышленных фирм, специалистов руководящих должностей)

Формирующие имидж компании мероприятия могут служить одновременно нескольким целям, в числе которых и улучшение коммуникационных ресурсов.


По объективному опыту ГК Аэроклуб, закреплению достигнутых в ходе проведения мероприятия результатов также способствует неформальное общение. Выполнение просветительской и официальности частей многодневной программы мы всегда рекомендуем завершать празднованием, уместным по отношению к единому стилю события. Приглашение музыкального коллектива или банкет для участников проводится в специально оборудованных залах гостиниц.


Важно!


Каждое мероприятие сопровождается фото и видео съемкой, освещением в соответствии с требованиями информационных технологий сегодняшнего дня.


Мы предложим и реализуем эффективные решения под любые Ваши задачи

Назначить встречу
Декабрь 2017
ПнВтСрЧтПтСубВс
27
28
29
30
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
выбрать даты публикаций