Организация приема делегаций

organizatsiya-priema-delegatsij.jpgОрганизация приема делегаций иностранных и российских деловых партнеров обозначена собственным протоколом, цель которого – предоставить максимально эффективное пребывание приглашаемой стороне в соответствии с требованиями делового этикета. В компании АЭРОКЛУБ за два десятилетия работы в сегменте business travel и в частности в организации визитов делегаций, выработался высокий формат построения программ деловых встреч, праздничных мероприятий.


Услуги на уровне мировых стандартов. В России ГК Аэроклуб представляет интересы глобальной международной сети BCD Travel. Как эксклюзивный партнер и Travel Management Company, а также аккредитованная организация IATA (Международная Ассоциация Авиаперевозчиков) наша компания является гарантом профессионального уровня предоставляемых услуг по взаимодействия между делегациями из разных стран.


  • 13 000 струдников
  • 1 500 офисов
  • 110 стран мира
  • более 20 лет работы в buisiness travel

Так выглядит гарантия высокого уровня организации каждого мероприятия, реализованного силами ГК Аэроклуб.


Основные процедуры приема и обслуживания делегаций


Планирование мероприятия


Включает в себя цикл с момента переговоров, определение участников, входящих в делегацию, даты и продолжительности визита, составление сметы, визовую поддержку, выбор места проведения встречи партнеров, другое – индивидуально.


Информационное сопровождение


Этап информирования структурных подразделений, ответственных сотрудников участвующих как в процессе организации, так и находящихся в составе делегации.


Организация мероприятия


Согласование и подготовка программы делового визита, бронирование авиа- и ж/д билетов, номеров отеля, конференц-зала и коммуникаций, прочее.


Проведение приема* участников* делегации


Воплощение мероприятий, утвержденных к повестке деловой встречи, с момента трансфера из пунктов прибытия, включая культурную программу, в соответствии планируемой, проводы иностранных гостей и сопровождающих лиц по завершении периода визита.


Аналитика


Сбор, обработка данных, составление отчетов. УПРАВЛЕНИЕ РАСХОДАМИ

  • Предоставление статистических и бухгалтерских отчетов
  • Содействие в заключении 2-х и 3-х сторонних договоров с поставщиками
  • Консалтинг в области сокращения расходов на деловые поездки
  • Сопровождение мильных программ авиакомпаний
  • Персональный менеджер по работе с клиентами (КАМ)
  • Обслуживание клиентов на платформе имплант/аутплант офисов

Встречи в России с иностранными делегациями


Наиболее важным условием успешного проведения деловых мероприятий по встрече делегаций из разных стран является подбор идеального места проведения мероприятия, соответствующего всем техническим, дипломатическим требованиям. Также - организация лингвистической поддержки на период визита.


Важнейшей особенностью приглашения и приема *зарубежной* делегации на территории Российской Федерации является оформление виз для частных лиц и групп.


Кроме граждан ряда стран СНГ и государств, имеющих договоренность с РФ о безвизовом режиме, который позволяет находиться в стране не более 90 суток, в течение каждого полугодия.


Какой тип визы требуется для прибытия участников в составе иностранных делегаций


В зависимости от цели и длительности пребывания в России, визы делятся на несколько видов и категорий:

  • Дипломатическая

Подразумевает наличие дип. паспорта или признания Российской стороной дип. статуса гражданина иностранного государства.


Виза для глав государств, сотрудников дип. миссий, консульств и представительств. Также членам их семей, агентам, дипломатическим курьерам и т.д.


  • Служебная

Выдается на основании служебного паспорта участникам в составе официальной иностранной делегации, членам их семей и сопровождающим их лицам.


  • Транзитная

Выдается иностранному гражданину сроком до 10 дней для транзитного проезда по территории РФ. Если в рамках организации визита, деловой встречи планируется пребывание делегации в разных городах страны в течение указанного срока, оформление этого вида въездной визы вполне приемлемо.


  • Обыкновенная виза.

Наиболее распространенный и востребованный вид въездного разрешения. Основные категории:

  1. Туристическая
  2. Деловая
  3. Частная
  4. Рабочая

Для первой неофициальной деловой поездки иностранных коллег или потенциальных компаньонов в бизнесе, достаточно оформить обычную Туристическую визу, сроком до 2-х недель пребывания на территории РФ. Данный вид визы не требует четко объяснения целей приезда, достаточно лишь предъявить бронь отеля или гостиницы.


Частная виза разрешает что срок пребывания на территории РФ до 3-х месяцев, и выдается на основании приглашения от частного лица (российского спонсора), который берет полную финансовую и моральную ответственность за пребывание иностранного гражданина в России.


Если же планируется частое посещение РФ, стоит оформить Деловую, или так называемую Бизнес-визу, сроком от 1-го до 5-ти лет.


Преимущества: неограниченные пересечения границ государства, возможность для иностранных сотрудников участвовать формально в организации проектов, в деловых переговорах.


Рабочая виза позволяет гражданам иностранных государств вести легальную коммерческую и/или производственную деятельность в России и находиться в стране на весь срок действия визы без выезда.


ГК АЭРОКЛУБ имеет аккредитацию в посольствах 15 стран, и является корпоративным партнером ФГУП «Паспортно-визовый центр». Мы готовы оказать содействие в получении въездных документов требуемой категории, включая многократные и долгосрочные визы, с нужной продолжительностью или бизнес-статусом.


ОФОРМЛЕНИЕ


  • въездных виз для участников делегации
  • приглашений для членов делегации
  • разрешений на работу

ЭТИКЕТ ОРГАНИЗАЦИИ МЕЖДУНАРОДНЫХ ВСТРЕЧ


Делегациям, представляющим разные страны, конфессии, национальную и корпоративную культуры соответствует организация соответствующего уровня деловых визитов.


СОВЕТ: Знание правил поведения и традиций страны, откуда прибыли деловые компаньоны, всегда приносит пользу встречающей стороне и упрощает общение, взаимопонимание с участниками делегации. Встречая зарубежных деловых потенциальных или действующих компаньонов составе официальной делегации, требуется учитывать их национальные особенности, нормы принятого негласно и открыто рекомендованного международного делового этикета

  • Воздерживаться от жестикуляции
  • Быть одетыми просто, в рамках делового стиля
  • Не критиковать мнение, убеждения, предложения участников деловых переговоров
  • Проявлять интерес к культуре зарубежных гостей
  • Избегать дискуссий о религии, политике, если иное не предусмотрено форматом делового мероприятия и повесткой дня
  • Следовать протоколу организации события

Команда профессионалов Аэроклуб, обладая многолетним опытом, имеет возможность спланировать и реализовать любое мероприятие, от встречи деловых партнеров в неофициальной обстановке, до международной конференции в любой стране мира и заседания на высшем уровне глав, с полным соблюдением всех норм дипломатического этикета.

  • Частные и корпоративные перелеты
  • Управление расходами на деловые мероприятия
  • Оформление виз и всех документов
  • VIP Обслуживание
  • Отели, трансфер, аренда транспорта

Мы предложим и реализуем эффективные решения под любые Ваши задачи

Назначить встречу
Декабрь 2017
ПнВтСрЧтПтСубВс
27
28
29
30
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
выбрать даты публикаций