Организация конференций в гостиничном комплексе
Профессиональная организация конференций в гостиничном комплексе всегда получит положительный резонанс, если построением процессов занимается опытная компания.
В настоящее время конференции, как правило, масштабны, требуют наличия или дополнительно установленного современного оборудования, имеют утвержденный план проведения
- обмен опытом
- официальные заседания
- участие высокопоставленных персон
- доклады компетентных специалистов
- подведения итогов
Количество участников конференций и регламент мероприятия также предполагают условия размещения экспонентов максимально близко к месту проведения.
Все перечисленные и многие иные условия указывают на единственно верный выбор для организации полномасштабного мероприятия. Это гостиничные комплексы с необходимым количеством конференц-залов, выставочных площадей и предоставлением мест проживания участников.
Преимущества заказа организации конференции в ГК Аэроклуб
Мы имеем более двух десятилетий опыта в business travel. Нашей основной сферой деятельности является создание лучших условий для деловых поездок, проведения переговоров, профильного общения и всех мероприятий, связанных с продвижением вашего бизнеса.
Наши стратегические партнеры в России, странах СНГ и за рубежом – крупнейшие транснациональные ассоциации, сети гостиниц и отелей, авиакомпании, посольства, государственные службы и глобальная международная сеть BCD Travel. ГК Аэроклуб – гарантия проведения конференций любого масштаба, продолжительности и направления на самом высоком уровне.
Общие принципы организации
Организация внутрироссийских и зарубежных мероприятий идентична, за исключением ряда моментов – необходимость или её отсутствие по работе с визовыми вопросами, приглашениями, обеспечением мероприятия переводчиками.
В каждом из случаев под полной ответственностью компетентного организатора находятся:
- подготовительная информационная часть (приглашения, реклама)
- помощь в составлении докладов, презентаций
- трансферы и предоставление участникам по запросу автомобилей в аренду
- соблюдение дипломатического, конфессионального, национального этикета
- предоставление необходимого оборудования
- подготовка презентационных материалов и наглядных пособий
- помощь в подготовке докладов
- квалифицированный обслуживающий персонал
- другие, ориентированные на достижение желаемого эффекта действия.
Цели и задачи
Проведение тематических мероприятий на специализированных площадках гостиниц определяется темой для подробного изучения поставленной задачи
- обсуждение инновационных способов решения обсуждаемой проблемы, равно как и последствий их практического внедрения
- изложение участниками накопленной информацией
- поиск возможных ошибок и решений путем сотрудничества максимального числа участников
- доклады, практические семинары, презентации, мастер-классы
- установление налаженных связей между представителями компаний
- комфортный отдых по окончании каждого дня мероприятия в той же гостинице, где и проводится само мероприятие.
Подробное описание услуги
Список наиболее востребованных услуг составлен на основе самых распространенных запросов наших клиентов. Формирование специальной программы определяется в индивидуальном порядке, в соответствии с протоколом планируемого мероприятия.
- формирование программы, выбор гостиничного комплекса, соответствующего уровню и возможностям
- разработка предложения на основе требований заказчика
- аренда оборудования, организация питания (от кофе-брейков до банкетов с развлекательной программой)
- составление, корректировка и оптимизация сметы мероприятия
- при наличии ответственного за организацию у стороны-заказчика – полное взаимодействие
- работа со спонсорами, утверждение попечительского совета, взаимодействие с рекламными агентствами, привлечение участников, размещение информации, относящейся ко всем аспектам события
- прием регистрационных сборов, непосредственно регистрация экспонентов (в т.ч. электронная)
- визовая поддержка, трансфер в любых направлениях, железнодорожные и авиабилеты, аренда автомобилей
- бронирование гостиничных номеров согласно бюджету и месту проведения
- предоставление всех видов услуг перевода (письменный, устный, синхронный)
- организация развлекательной части (экскурсионные программы, корпоративные вечеринки по завершению конференции)
КОНФЕРЕНЦИИ В ГОСТИНИЦАХ РОССИИ
В компании разработана современная методика, в соответствии с которой организация всех тематических проектов осуществляется в партнерстве с лучшими гостиничными комплексами Москвы и других крупных городов Российской Федерации. Успешно реализованы без исключения все поставленные заказчиками задачи.
Стандартная программа (комплексно)
- регистрация участников и экспонентов
- доклады и выступления
- презентации
- деловое общение
- подведение итогов
- завершающие мероприятия
Корпоративным клиентам: для проведения масштабных специализированных мероприятий, предполагающих одновременное использование сразу нескольких специально оборудованных залов, ГК Аэроклуб предоставляет доступ через личный аккаунт к собственной базе гостиниц, располагающих нужными площадями и возможностями.
Программное обеспечение Aeroclub Time является единственным ресурсом онлайн-бронирования, аналитики и контроля расходов, разработанной нашей компанией. Заслужил признание российских пользователей, конкурентов, зарубежных коллег и партнеров.
МЕЖДУНАРОДНЫЕ КОНФЕРЕНЦИИ
Организация событийного мероприятия за рубежом имеет те же основные принципы построения, что и на территории России. ГК Аэроклуб является постоянным партнером и самостоятельным организатором симпозиумов, всемирных конвенций, конгрессов, съездов и прочих мероприятий международного уровня в сфере экономики, политики, науки.
Организация конференций в гостинице любого крупного российского или зарубежного города всегда имеет определенную тематику:
- научная (информационная или практическая)
- бизнес-тематика (общение, обмен опытом)
- корпоративная (для партнеров, дилеров, сотрудников)
- отраслевая (с докладами президентов промышленных фирм, специалистов руководящих должностей)
Формирующие имидж компании мероприятия могут служить одновременно нескольким целям, в числе которых и улучшение коммуникационных ресурсов.
По объективному опыту ГК Аэроклуб, закреплению достигнутых в ходе проведения мероприятия результатов также способствует неформальное общение. Выполнение просветительской и официальности частей многодневной программы мы всегда рекомендуем завершать празднованием, уместным по отношению к единому стилю события. Приглашение музыкального коллектива или банкет для участников проводится в специально оборудованных залах гостиниц.
Важно!
Каждое мероприятие сопровождается фото и видео съемкой, освещением в соответствии с требованиями информационных технологий сегодняшнего дня.
Мы предложим и реализуем эффективные решения под любые Ваши задачи
Назначить встречу