Организация конференций в гостиничном комплексе

Профессиональная организация конференций в гостиничном комплексе всегда получит положительный резонанс, если построением процессов занимается опытная компания.

В настоящее время конференции, как правило, масштабны, требуют наличия или дополнительно установленного современного оборудования, имеют утвержденный план проведения

• обмен опытом
• официальные заседания
• участие высокопоставленных персон
• доклады компетентных специалистов
• подведения итогов

Количество участников конференций и регламент мероприятия также предполагают условия размещения экспонентов максимально близко к месту проведения.

Все перечисленные и многие иные условия указывают на единственно верный выбор для организации полномасштабного мероприятия. Это гостиничные комплексы с необходимым количеством конференц-залов, выставочных площадей и предоставлением мест проживания участников.

Преимущества заказа организации конференции в ГК Аэроклуб

Мы имеем более двух десятилетий опыта в business travel. Нашей основной сферой деятельности является создание лучших условий для деловых поездок, проведения переговоров, профильного общения и всех мероприятий, связанных с продвижением вашего бизнеса.

Наши стратегические партнеры в России, странах СНГ и за рубежом – крупнейшие транснациональные ассоциации, сети гостиниц и отелей, авиакомпании, посольства, государственные службы и глобальная международная сеть BCD Travel. ГК Аэроклуб – гарантия проведения конференций любого масштаба, продолжительности и направления на самом высоком уровне.

Общие принципы организации

Организация внутрироссийских и зарубежных мероприятий идентична, за исключением ряда моментов – необходимость или её отсутствие по работе с визовыми вопросами, приглашениями, обеспечением мероприятия переводчиками.

В каждом из случаев под полной ответственностью компетентного организатора находятся:

• подготовительная информационная часть (приглашения, реклама)
• помощь в составлении докладов, презентаций
• трансферы и предоставление участникам по запросу автомобилей в аренду
• соблюдение дипломатического, конфессионального, национального этикета
• предоставление необходимого оборудования
• подготовка презентационных материалов и наглядных пособий
• помощь в подготовке докладов
• квалифицированный обслуживающий персонал
• другие, ориентированные на достижение желаемого эффекта действия.

Цели и задачи

Проведение тематических мероприятий на специализированных площадках гостиниц определяется темой для подробного изучения поставленной задачи

• обсуждение инновационных способов решения обсуждаемой проблемы, равно как и последствий их практического внедрения
• изложение участниками накопленной информацией
• поиск возможных ошибок и решений путем сотрудничества максимального числа участников
• доклады, практические семинары, презентации, мастер-классы
• установление налаженных связей между представителями компаний
• комфортный отдых по окончании каждого дня мероприятия в той же гостинице, где и проводится само мероприятие.

Подробное описание услуги

Список наиболее востребованных услуг составлен на основе самых распространенных запросов наших клиентов. Формирование специальной программы определяется в индивидуальном порядке, в соответствии с протоколом планируемого мероприятия.

• формирование программы, выбор гостиничного комплекса, соответствующего уровню и возможностям
• разработка предложения на основе требований заказчика
• аренда оборудования, организация питания (от кофе-брейков до банкетов с развлекательной программой)
• составление, корректировка и оптимизация сметы мероприятия
• при наличии ответственного за организацию у стороны-заказчика – полное взаимодействие
• работа со спонсорами, утверждение попечительского совета, взаимодействие с рекламными агентствами, привлечение участников, размещение информации, относящейся ко всем аспектам события
• прием регистрационных сборов, непосредственно регистрация экспонентов (в т.ч. электронная)
• визовая поддержка, трансфер в любых направлениях, железнодорожные и авиабилеты, аренда автомобилей
• бронирование гостиничных номеров согласно бюджету и месту проведения
• предоставление всех видов услуг перевода (письменный, устный, синхронный)
• организация развлекательной части (экскурсионные программы, корпоративные вечеринки по завершению конференции)

КОНФЕРЕНЦИИ В ГОСТИНИЦАХ РОССИИ

В компании разработана современная методика, в соответствии с которой организация всех тематических проектов осуществляется в партнерстве с лучшими гостиничными комплексами Москвы и других крупных городов Российской Федерации. Успешно реализованы без исключения все поставленные заказчиками задачи.

Стандартная программа (комплексно)

• регистрация участников и экспонентов
• доклады и выступления
• презентации
• деловое общение
• подведение итогов
• завершающие мероприятия

Корпоративным клиентам: для проведения масштабных специализированных мероприятий, предполагающих одновременное использование сразу нескольких специально оборудованных залов, ГК Аэроклуб предоставляет доступ через личный аккаунт к собственной базе гостиниц, располагающих нужными площадями и возможностями.

Программное обеспечение Aeroclub Time является единственным ресурсом онлайн-бронирования, аналитики и контроля расходов, разработанной нашей компанией. Заслужил признание российских пользователей, конкурентов, зарубежных коллег и партнеров.

МЕЖДУНАРОДНЫЕ КОНФЕРЕНЦИИ

Организация событийного мероприятия за рубежом имеет те же основные принципы построения, что и на территории России. ГК Аэроклуб является постоянным партнером и самостоятельным организатором симпозиумов, всемирных конвенций, конгрессов, съездов и прочих мероприятий международного уровня в сфере экономики, политики, науки.

Организация конференций в гостинице любого крупного российского или зарубежного города всегда имеет определенную тематику:

• научная (информационная или практическая)
• бизнес-тематика (общение, обмен опытом)
• корпоративная (для партнеров, дилеров, сотрудников)
• отраслевая (с докладами президентов промышленных фирм, специалистов руководящих должностей)

Формирующие имидж компании мероприятия могут служить одновременно нескольким целям, в числе которых и улучшение коммуникационных ресурсов.

По объективному опыту ГК Аэроклуб, закреплению достигнутых в ходе проведения мероприятия результатов также способствует неформальное общение. Выполнение просветительской и официальности частей многодневной программы мы всегда рекомендуем завершать празднованием, уместным по отношению к единому стилю события. Приглашение музыкального коллектива или банкет для участников проводится в специально оборудованных залах гостиниц.

Важно!

Каждое мероприятие сопровождается фото и видео съемкой, освещением в соответствии с требованиями информационных технологий сегодняшнего дня.