10 шагов к оптимизации взаиморасчетов с подотчетными лицами

Авралы на фоне ручной обработки авансовых отчетов и заявок на выдачу денежных средств не понаслышке знакомы многим бухгалтерам. Бумажная волокита, нарушение сроков, ошибки в документах, отсутствие подтверждающих чеков и квитанций – и все это на фоне растущей дебиторской задолженности и недовольства со стороны подотчетных лиц.

Единственный способ избавиться от рутины и снять повышенную нагрузку – автоматизировать процессы. В этом поможет модуль Expense от компании «Аэроклуб», благодаря которому специалисты бухгалтерии смогут экономить до 20 часов рабочего времени в месяц.

Как сделать ежедневную работу бухгалтера проще с Expense?

Получить доступ к сервису 24/7: взаиморасчеты с подотчётными лицами станут возможны из любой точки мира, в любой момент времени и с любого устройства – в том числе смартфона или планшета.

Настроить интеграцию с учетными системами: SAP, 1C, Oracle, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX и другими через API-интерфейс. Создание авансовых отчетов и платежных документов будет выполняться автоматически.

Воспользоваться гибкой настройкой прав и ролей доступа: чтобы бухгалтеры получили расширенные права на работу в системе, топ-менеджеры и vip-персоны могли делегировать свои задачи по работе с документами ассистентам, а бизнес-процессы не останавливались даже в случае отсутствия согласующего лица благодаря настройке функции замещения.

Планировать и контролировать затраты онлайн: с Expense сотрудники, работающие дистанционно, смогут запрашивать аванс в штатном режиме – согласование также будет получено онлайн. Запрос не потеряется в переписке или бумажных лотках, а к бухгалтерии не будет претензий, что сотрудника оставили без денег в командировке. Для подготовки авансовых отчетов тоже не обязательно приезжать в офис – отчет будет принят в нужном периоде, а оригиналы документов доставлены почтой.



Благодаря настройке маршрута согласования в него можно включить руководителя, бухгалтера, бюджетодержателя, финансового контролера и других ответственных лиц. На любом этапе документ можно отклонить и отправить на повторное согласование.

Ситуация, когда над документом будут одновременно работать несколько человек, исключена благодаря функции «взять в работу» и очереди документов. Чтобы сбалансировать нагрузку на отдел, работу на участке «подотчетные лица» можно распараллелить между несколькими бухгалтерами либо направить документ конкретному бухгалтеру в зависимости от набора параметров.

Соблюдать требования бухгалтерского учета: в Expense уже встроены печатная форма отчета АО-1 и шаблон акта по учету представительских расходов. Предусмотрена работа с различными валютами, курс ЦБ импортируется автоматически.

Сальдо по сотруднику можно загружать из учётной системы уже с учетом возмещения средств, потраченных сверх полученного аванса, а также проводок по закрытию задолженности за счет заработной платы. Настройка автоматических уведомлений избавит бухгалтера от необходимости бегать по должникам.

Благодаря встроенному калькулятору с автоматическим расчетом суточных бухгалтеру больше не нужно исправлять ошибки сотрудников в расчетах. А разбивка на облагаемую и не облагаемую налогами части пригодится в модуле учетной системы, связанной с расчетом заработной платы.

Фото или сканы чеков, квитанций и других подтверждающих документов можно хранить прямо в Expense – причем сотрудники смогут загрузить их в систему со своего смартфона еще во время командировки. Хранение копий подтверждающих документов позволит компании минимизировать риски, связанные с выцветанием краски на оригиналах.

Обогатить данные бухгалтерской, налоговой и управленческой аналитикой: встроенный движок позволит загружать любые справочники клиентов (виды расходов, счета учета, статьи затрат, ЦФО, МВЗ, проекты, налоговые коды, ставки НДС и прочее) и выбирать необходимые значения в заявках на расход или авансовых отчетах. Причем аналитику можно присвоить как всему документу в целом, так и отдельному расходу. При выборе определенного значения в главной аналитике все зависимые от нее будут заполнены автоматически.




Настроить бесшовный процесс управления командировками: данные об оформленных тревел-услугах могут быть автоматически отправлены в Expense из любой корпоративной системы онлайн-бронирования, поэтому при переходе на модуль компания не становится заложником одного агентства делового туризма. Процесс оформления командировки станет полностью прозрачным и цифровым от этапа согласования факта поездки до закрытия бухгалтерских документов.

Создать единый контур для взаимодействия с подотчетными лицами в части любых расходов: командировочных, общехозяйственных, представительских.

Общаться с коллегами прямо в системе: встроенный чат позволит вести коммуникацию непосредственно в Expense, не переключаясь на письма и звонки, а также фиксировать и сохранять все спорные вопросы по плановым или фактическим расходам. Доступная для скачивания и печати форма «Лист одобрения» в наглядной форме представит аудиторам всю информацию, необходимую для подтверждения обоснованности понесенных расходов.

Получать удовольствие от работы в интуитивно понятном и стильном интерфейсе: адаптивная верстка обеспечит работу с любых устройств, а интерфейс на русском и английском языке позволит подключить к работе коллег из-за рубежа. Функционал быстрых и расширенных фильтров обеспечивает простую навигацию в системе.

Автоматизация большинства рутинных процедур с Expense существенно сэкономит рабочее время не только бухгалтера, но и подотчетных лиц, минимизирует ошибки по причине «человеческого фактора» и станет важнейшим этапом цифровой трансформации компании.

Закажите демонстрацию Expense или свяжитесь с нами по электронной почте avans@aeroclub.ru

Источник: Главбух, TAdviser