10 шагов к оптимизации взаиморасчетов с подотчетными лицами

13.10.2020

10 шагов к оптимизации взаиморасчетов с подотчетными лицами
Авралы на фоне ручной обработки авансовых отчетов и заявок на выдачу денежных средств не понаслышке знакомы многим бухгалтерам. Бумажная волокита, нарушение сроков, ошибки в документах, отсутствие подтверждающих чеков и квитанций – и все это на фоне растущей дебиторской задолженности и недовольства со стороны подотчетных лиц.

Единственный способ избавиться от рутины и снять повышенную нагрузку – автоматизировать процессы. В этом поможет модуль Expense от компании «Аэроклуб», благодаря которому специалисты бухгалтерии смогут экономить до 20 часов рабочего времени в месяц.

Как сделать ежедневную работу бухгалтера проще с Expense?

Получить доступ к сервису 24/7: взаиморасчеты с подотчётными лицами станут возможны из любой точки мира, в любой момент времени и с любого устройства – в том числе смартфона или планшета.

Настроить интеграцию с учетными системами: SAP, 1C, Oracle, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX и другими через API-интерфейс. Создание авансовых отчетов и платежных документов будет выполняться автоматически.

Воспользоваться гибкой настройкой прав и ролей доступа: чтобы бухгалтеры получили расширенные права на работу в системе, топ-менеджеры и vip-персоны могли делегировать свои задачи по работе с документами ассистентам, а бизнес-процессы не останавливались даже в случае отсутствия согласующего лица благодаря настройке функции замещения.

Планировать и контролировать затраты онлайн: с Expense сотрудники, работающие дистанционно, смогут запрашивать аванс в штатном режиме – согласование также будет получено онлайн. Запрос не потеряется в переписке или бумажных лотках, а к бухгалтерии не будет претензий, что сотрудника оставили без денег в командировке. Для подготовки авансовых отчетов тоже не обязательно приезжать в офис – отчет будет принят в нужном периоде, а оригиналы документов доставлены почтой.



Благодаря настройке маршрута согласования в него можно включить руководителя, бухгалтера, бюджетодержателя, финансового контролера и других ответственных лиц. На любом этапе документ можно отклонить и отправить на повторное согласование.

Ситуация, когда над документом будут одновременно работать несколько человек, исключена благодаря функции «взять в работу» и очереди документов. Чтобы сбалансировать нагрузку на отдел, работу на участке «подотчетные лица» можно распараллелить между несколькими бухгалтерами либо направить документ конкретному бухгалтеру в зависимости от набора параметров.

Соблюдать требования бухгалтерского учета: в Expense уже встроены печатная форма отчета АО-1 и шаблон акта по учету представительских расходов. Предусмотрена работа с различными валютами, курс ЦБ импортируется автоматически.

Сальдо по сотруднику можно загружать из учётной системы уже с учетом возмещения средств, потраченных сверх полученного аванса, а также проводок по закрытию задолженности за счет заработной платы. Настройка автоматических уведомлений избавит бухгалтера от необходимости бегать по должникам.

Благодаря встроенному калькулятору с автоматическим расчетом суточных бухгалтеру больше не нужно исправлять ошибки сотрудников в расчетах. А разбивка на облагаемую и не облагаемую налогами части пригодится в модуле учетной системы, связанной с расчетом заработной платы.

Фото или сканы чеков, квитанций и других подтверждающих документов можно хранить прямо в Expense – причем сотрудники смогут загрузить их в систему со своего смартфона еще во время командировки. Хранение копий подтверждающих документов позволит компании минимизировать риски, связанные с выцветанием краски на оригиналах.

Обогатить данные бухгалтерской, налоговой и управленческой аналитикой: встроенный движок позволит загружать любые справочники клиентов (виды расходов, счета учета, статьи затрат, ЦФО, МВЗ, проекты, налоговые коды, ставки НДС и прочее) и выбирать необходимые значения в заявках на расход или авансовых отчетах. Причем аналитику можно присвоить как всему документу в целом, так и отдельному расходу. При выборе определенного значения в главной аналитике все зависимые от нее будут заполнены автоматически.




Настроить бесшовный процесс управления командировками: данные об оформленных тревел-услугах могут быть автоматически отправлены в Expense из любой корпоративной системы онлайн-бронирования, поэтому при переходе на модуль компания не становится заложником одного агентства делового туризма. Процесс оформления командировки станет полностью прозрачным и цифровым от этапа согласования факта поездки до закрытия бухгалтерских документов.

Создать единый контур для взаимодействия с подотчетными лицами в части любых расходов: командировочных, общехозяйственных, представительских.

Общаться с коллегами прямо в системе: встроенный чат позволит вести коммуникацию непосредственно в Expense, не переключаясь на письма и звонки, а также фиксировать и сохранять все спорные вопросы по плановым или фактическим расходам. Доступная для скачивания и печати форма «Лист одобрения» в наглядной форме представит аудиторам всю информацию, необходимую для подтверждения обоснованности понесенных расходов.

Получать удовольствие от работы в интуитивно понятном и стильном интерфейсе: адаптивная верстка обеспечит работу с любых устройств, а интерфейс на русском и английском языке позволит подключить к работе коллег из-за рубежа. Функционал быстрых и расширенных фильтров обеспечивает простую навигацию в системе.

Автоматизация большинства рутинных процедур с Expense существенно сэкономит рабочее время не только бухгалтера, но и подотчетных лиц, минимизирует ошибки по причине «человеческого фактора» и станет важнейшим этапом цифровой трансформации компании.

Закажите демонстрацию Expense или свяжитесь с нами по электронной почте avans@aeroclub.ru

Источник: ГлавбухTAdviser 


Декабрь 2020
ПнВтСрЧтПтСубВс
30
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
01
02
03
выбрать даты публикаций