Чек-лист для MICE: как снизить риски при подготовке международных мероприятий

07.07.2021

Чек-лист для MICE: как снизить риски при подготовке международных мероприятий

Уже больше года мы практически живем в новой реальности и не знаем, что произойдет завтра: в любой момент могут ввести ограничения или закрыть все, что угодно — от парков и концертных площадок до международных перелетов.

Зарубежные корпоративные мероприятия особенно тяжело переживают эту ситуацию. Если в личных поездках путешественник несет ответственность только за себя, то клиенты — за всех своих сотрудников, поэтому главная задача MICE-агентства — предусмотреть все риски, оценить их и стоять на страже репутации и бюджета клиента. Для этого приходится постоянно и по крупицам собирать информацию из различных источников: от государственных указов и данных авиакомпаний до инсайдов из профильных групп, консульств и таможни. К сожалению, этого не всегда достаточно.

Чтобы защитить бюджет и репутацию клиента в непредвиденных обстоятельствах, стоит задуматься о «подушке безопасности». Эксперты «Аэроклуб Тура» делятся небольшим чек-листом, в котором объясняют, как MICE-агентства могут снизить риски для клиентов при подготовке международных мероприятий.

✔ Работаем со страховкой. Разумеется, страховка на зарубежные мероприятия была всегда, но в текущей ситуации стоит предусмотреть расширенный диапазон и повышенную сумму на лечение, выбрать страховку, которая включает перелет и оплату расходов по проживанию, если человек получил положительный результат ПЦР-теста во время мероприятия. У самых крупных страховых компаний уже разработаны специальные пакеты, и все-таки агентству необходимо предоставлять собственную экспертизу.

В стандартном случае предусмотрено возмещение расходов по проживанию в размере, например, $2000. Если во время мероприятия у участника будет положительным результат ПЦР-теста, человеку придется самоизолироваться в номере отеля — и может получиться неприятная ситуация, что страховки хватит только на первые дни карантина. «Аэроклуб Тур» заранее узнает, где участника мероприятия будут изолировать на время выздоровления, изучает, какая стоимость проживания в этом месте в запрашиваемый период, рассчитывает, сколько примерно будет длиться самоизоляция (конечно, с запасом на форс-мажор), и просит страховую пересмотреть пакет, чтобы покрыть возможные риски.


✔ Продумываем логистику ПЦР-тестирования. До недавнего времени все участники, прилетающие в Россию из-за рубежа, должны были сдать два ПЦР-теста, теперь — только невакцинированные и только один. Многие страны запрашивают справку с отрицательным результатом в течение 48 или 72 часов до пересечения границы, а некоторые — берут еще один тест по прилету. Получается, участникам нужно сдать до четырех ПЦР-тестов. Это, во-первых, дополнительные расходы к бюджету, а во-вторых — еще один этап в подготовке.

В вопросе ПЦР-тестирования во время мероприятия «Аэроклуб Тур» выделяет три главных аспекта — это удобство, бюджет и скорость. В «Аэроклуб Туре» проработали логистику по всем городам России: где могут участники сдать тест, где нет, и куда ехать в таком случае. В крупных городах уже отработана целая система, вплоть до того, что тесты привозят участникам на дом. Необходимо изначально закладывать в бюджет эти расходы и обсудить с клиентом, как проходить тестирование: либо по месту жительства, либо в аэропорту. В последнем случае нужно договариваться, чтобы участники не стояли в общей очереди.


✔ Разрабатываем новые правила с отелями и площадками. Отели и площадки, особенно за рубежом, все еще хотят работать по стандартным договорам. 

☑ Первым шагом к защите от возможных рисков будет разделение контрактов на отдельные по мероприятию и по проживанию. «Аэроклуб Тур» сейчас этим занимается.

☑ Во-вторых, стоит обсудить с отелями минимальную гарантию номеров. В таком случае, часть номеров держится в “мягком блоке“ и подтверждается уже ближе к дате самого мероприятия.

☑ Третий момент — вписать в контракты с отелями и площадками коронавирусную оговорку. Почему это важно объяснила директор по сервису «Аэроклуб Тура» Дарья Рудова: «Как правило, российские площадки соглашаются с тем, что мероприятие может быть перенесено и готовы возвращать сумму за исключением фактически понесенных затрат, но эти нормы действуют только по условиям решений органов государственной власти. Если у нас мероприятие на тысячу участников, а выходит постановление правительства о том, что недопустимо одновременное присутствие более пятисот человек, площадка говорит: «Хорошо, половину мы вам отметим, а вот оставшихся-то можно, пожалуйста, проводите». Для клиента это не вариант, и поэтому приходится долго выяснять отношения с площадкой».

Вот почему стоит прописать нормы, которые касаются не только решений органов государственной власти, но также, например, если у участника в последний момент оказался положительный ПЦР-тест. «Ни одна наша площадка официально на это не пойдет, — отметила Дарья Рудова. — Зарубежные иногда идут навстречу, но очень важно эти моменты фиксировать еще до того, как вы собираетесь подписать контракт».
Август 2021
ПнВтСрЧтПтСубВс
26
27
28
29
30
31
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
01
02
03
04
05
выбрать даты публикаций