Expense: оформление командировки стало полностью бесшовным

17.11.2020

Expense: оформление командировки стало полностью бесшовным
Автоматизация взаиморасчетов с подотчетными лицами

«Аэроклуб» уже 25 лет помогает крупнейшим российским и западным компаниям грамотно управлять процессами командирования. Сегодня в IT-экосистеме интегратора появился новый элемент – модуль Expense для автоматизации авансовых отчетов и контроля расходов сотрудников. Теперь процесс оформления командировки от этапа согласования факта поездки до закрытия бухгалтерских документов стал полностью бесшовным и цифровым. Дополнительное преимущество решения – возможность вносить через Expense любые представительские и общехозяйственные расходы.

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ

Во многих компаниях работа с подотчетными лицами до сих пор построена на «ручных» бизнес-процессах. Сотрудники выполняют подобные рутинные задачи с неохотой: возникают ошибки, бумажная волокита, растет недовольство внутреннего клиента из-за увеличения срока возврата затраченных средств.

При этом бухгалтерия оказывается перегружена задачами, связанными с принятием расходов к учету, а на фоне роста размера дебиторской задолженности со стороны сотрудников нередко возникает конфликт между бухгалтером и сервисными подразделениями.

Финансовый отдел не имеет возможности распределять затраты по центрам учета и эффективно контролировать крупные представительские расходы, политики компании нарушаются. Проблемой становится и отсутствие аналитических данных для управленческого учета.

Expense будет актуален всем компаниям, которые сталкиваются с подобными проблемами.

РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ

Expense автоматически забирает данные об оформленных тревел-услугах из любой корпоративной системы онлайн-бронирования, поэтому при переходе на модуль компания сможет продолжить сотрудничество с действующим агентством делового туризма. Если такая интеграция не нужна, Expense будет работать в автономном режиме.

Функция планирования расходов и запроса аванса обеспечит контроль и соблюдение требований законодательства по своевременному предоставлению авансовых средств.

Процесс согласования расходов настраивается по индивидуальному маршруту, который может включать руководителя, бухгалтера, бюджетодержателя, финансового контролера и других ответственных лиц. На любом этапе документ можно отклонить и отправить на повторное согласование в рамках единого онлайн-процесса. Ситуация, когда над документом будут одновременно работать несколько человек, исключена благодаря функции «взять в работу» и очереди документов. Трекинг маршрута согласования документа сделан максимально удобно – в списке всех документов либо в листе согласования конкретного документа. Если в ходе проверки авансового отчета лимит будет превышен или подтверждающие документы не предоставлены, в затратах можно будет учесть не всю сумму, заявленную сотрудником. Также предусмотрена возможность импорта информации по задолженности с учетом компенсаций перерасходов и зачетов задолженности в счет заработной платы.

Преимуществом для сотрудников станет возможность уже во время командировки, используя смартфон, фотографировать и загружать в систему чеки, квитанции и другие документы, электронные копии которых будут нужны в случае выцветания оригинала, а также ускорят процесс обработки авансовых отчетов. Заполнить и прикрепить все регламентные документы тоже не составит труда – их шаблоны можно сделать доступными для скачивания. А встроенный калькулятор поможет не ошибиться с суточными – система автоматически рассчитает их по ставкам, утвержденным политикой компании. Гибкий инструментарий настройки прав и ролей доступа дает возможность передавать права топ-менеджеров и vip-персон на создание и редактирование документов их помощникам. Для согласующих лиц предусмотрена опция настройки замещения.

Для обеспечения требований бухгалтерского учета в Expense встроена печатная форма отчета АО-1, а также шаблон акта по учету представительских расходов. Предусмотрена работа с различными валютами, курс ЦБ импортируется автоматически, но можно корректировать его и вручную. На этапе проверки документа бухгалтер имеет возможность вносить изменения в данные непосредственно в Expense. Сотрудники, работающие дистанционно, смогут запросить аванс или отчитаться в режиме онлайн.

Для систем управленческого и бухгалтерского учета есть возможность автоматического разнесения затрат по ЦФО/ ЦФУ/ cost-центрам и другим аналитикам. Можно загружать виды расходов, счета учета, статьи затрат, МВЗ, проекты, налоговые коды, ставки НДС и прочее. Благодаря интегрированной системе сообщений все спорные вопросы по плановым или фактическим расходам можно решать прямо в системе – они сохранятся во встроенном чате. А «лист одобрения» представит аудиторам всю информацию, необходимую для обоснования понесенных расходов.

Благодаря возможности интеграции посредством встроенного API, Expense совместим с любыми учетными системами: SAP, 1C, Microsoft Dynamics NAV, Oracle, Microsoft Dynamics AX и другими.

Система имеет два интерфейса – русский и английский.

РЕЗУЛЬТАТ

Автоматизация взаиморасчетов с подотчетными лицами обеспечит компании положительный экономический эффект за счет сокращения утомительного и подверженного ошибкам ручного ввода данных и многократного снижения нагрузки на персонал. Благодаря Expense будут полностью исключены случаи превышения расходов и роста дебиторской задолженности, а финансовый отдел получит полноценную аналитику для управленческого учета.

О других инструментах экосистемы «Аэроклуба» можно прочитать здесь: http://promo.aeroclub.ru/

Чтобы получить доступ к демо-версии Expense, напишите на avans@aeroclub.ru

Источник: Финансовый директор

Июнь 2021
ПнВтСрЧтПтСубВс
31
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
01
02
03
04
выбрать даты публикаций