Как сэкономить 35 млн рублей на автоматизации бухгалтерии?

16.12.2020

Как сэкономить 35 млн рублей на автоматизации бухгалтерии?

Для получения аванса или возмещения командировочных расходов сотрудникам многих компаний приходится проходить если не круги не ада, то множественных согласований. Где-то для этого по старинке используют лоточки для бумаг, где-то – электронную почту, более продвинутые компании работают на базе ЭДО. Бумажные документы часто теряются, отчитывающийся сотрудник сбивается с «маршрута», исправления в документы вносятся с большой задержкой. В итоге – несвоевременные выплаты и растущее недовольство со всех сторон. Избежать этого поможет автоматизация бухгалтерских процессов. В возможностях специализированных цифровых инструментов TAdviser разбирается вместе с генеральным директором компании «Аэроклуб» Юлией Липатовой.

Зачем автоматизировать бухгалтерию: взгляд пользователя?

Вы вернулись из командировки, в офисе накопилось множество горящих задач, коллеги и руководство разрывают на части, но бухгалтерия ждет отчет по расходам во время поездки. Иначе возмещения не будет. Знакомая ситуация?

Автоматизация бухгалтерских процессов позволяет обойти сразу несколько самых узких мест в работе с «подотчетными» сотрудниками.

Использование специализированной системы дает возможность заполнить авансовый отчет с мобильного устройства сразу же по факту расходов. Кроме того, появляется невозможная прежде опция – запросить при необходимости дополнительные средства во время командировки.

При этом сотруднику компании больше не нужно думать об этапах согласования: в системе есть инструмент для построения маршрутов, а также шаблоны различных внутренних документов.

Наконец, использование цифровых инструментов особенно удобно в условиях удаленной работы, тем более что в категорию дистанционных сотрудников коронавирус переводит все больше людей.

Как автоматизация меняет роль бухгалтера?

С точки зрения самой бухгалтерии основные преимущества автоматизации – избавление от бумажной волокиты, нарушения сроков, ошибок в документах, контроль роста дебиторской задолженности в части работы с «подотчетниками». 

Бизнес-клиенты, внедрившие систему бухгалтерской автоматизации Expense, подтверждают, что двойной ввод информации был исключен. Все данные заполняет сам сотрудник. Далее сведения импортируется в учетную систему, где автоматически создаются нужные документы. Бухгалтера избавили от необходимости переноса данных, его функция – проверка и внесение правок.

Юлия Липатова, генеральный директор компании «Аэроклуб»


Проверку упрощает то, что система позволяет прикреплять фото подтверждающих документов или других регламентных форм. Еще один плюс этой опции – сохранение электронных копий чеков или квитанций на случай выцветания оригиналов. Это минимизирует риски при проверках налоговиками и аудиторами.

Расходный кассовый ордер или платежное поручение создаются автоматически сразу после импорта запроса на аванс в учетную систему. Для отражения расходов по авансовому отчету соответствующий документ или журнал тоже формируется в ERP автоматически.

Кроме того, так как сотрудник получает возможность распечатать и подписать авансовый отчет непосредственно из самого сервиса, бухгалтер избавлен от необходимости что-либо дополнительно рассылать.

Какие плюсы для менеджмента?

Специализированная бухгалтерская система – это удобный инструмент контроля расходов. Все согласования проходят в режиме одного окна. Там же в системе можно вести переписку с инициатором запроса – при этом уведомления о новом сообщении приходят на электронную почту.

Кроме того, сервис позволяет настраивать различные справочники и готовить данные для экспорта уже с учетом управленческой аналитики. Например, возможность разбивки расходов по нескольким cost-центрам позволяет соотносить их с бюджетом соответствующего подразделения. А благодаря аналитике «Проект» можно сделать калькуляцию себестоимости проектов с учетом расходов подотчетных лиц.

Можно ли обойтись без специальной бухгалтерской автоматизации?

Часто сотрудник формирует заявку на аванс или авансовый отчет в стороннем приложении – как правило, в Excel. Затем файл в электронном или бумажном виде попадает в бухгалтерию, и бухгалтер вручную вносит данные в учетную систему еще раз. В дальнейшем процессе также много лишних действий.

Иногда, чтобы упростить процесс и хоть как-то автоматизировать работу, компании делают доработки на базе ERP. Но, как показывает практика, эксплуатация ERP не всем дается легко, ведь интерфейс таких систем больше рассчитан на специалистов. В итоге контроль расходов выглядит как сложный процесс, который не получается упростить имеющимся инструментарием.
Калькулятор суточных в Expense с возможностью использования дополнительных параметров, влияющих на автоматический расчет

Полноценная автоматизированная бухгалтерская система Expense реализована на стеке технологий: ASP.NET Core 3.1, MS SQL, HTML, CSS, React, Redux. Благодаря открытому интерфейсу API, она легко интегрируется c различными учетными системами, такими как SAP, «1C», Oracle, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX и другими, что позволяет формировать документы или проводки в учетной системе автоматически.

Очевидным плюсом для бизнеса можно считать то, что Expence не требует установки, поскольку является веб-приложением SaaS. Имплементация занимает до 2 месяцев, а техподдержка осуществляется в режиме «под ключ». Все данные хранятся на наших выделенных серверах, что позволяет соблюдать регуляторные требования к безопасности персональных данных. Среди факторов, которые позволяют всем участникам процесса быстро освоить новый инструмент, – двуязычный user-friendly интерфейс, – отмечает Юлия Липатова.

Сколько можно сэкономить на внедрении систем автоматизированной бухгалтерии?

Попробуем конвертировать перечисленные «профиты» в рубли на примере системы Expense.

Первая составляющая – сокращение трудозатрат всех участников процесса. Только бухгалтеру внедрение автоматизированной системы позволит сэкономить в среднем до 20 рабочих часов в месяц. Можно сделать и такой расчет: в среднем сервис позволяет сэкономить 1 час времени с каждого авансового отчета. Если у нас 1000 отчетов в месяц, то при стоимости рабочего времени сотрудника 500–1000 руб./час мы получаем 6–12 млн руб. экономии в год.

Вторая составляющая – экономия на расходах ИТ-подразделения. Как правило, внутренним ИТ-специалистам приходится одновременно поддерживать и развивать множество систем. Часто тормозятся ключевые проекты, много времени тратится на переключение ресурсов между задачами. Один специалист, обслуживающий бухгалтерские процедуры, с зарплатой 150 000 руб./мес. обходится в 1,8 млн руб. в год. Но как правило, одним специалистом все не обходится – нужен еще менеджер проекта, разработчик, возможно, аналитик, системный администратор и т.д. К этому еще нужно прибавить стоимость пользовательских лицензий, закупку или аренду серверного оборудования и другие накладные расходы. Все это кратно увеличивает стоимость внутренних ИТ-ресурсов.

Суммарная экономия составит от 10 млн до 35 млн рублей в год.

Не выгоднее ли аутсорс?

Если компания заказывает услуги на стороне, стоимость работы специалиста-подрядчика составит около 3,5 тыс. руб./час. Соответственно, годовые расходы превышают 6,5 млн руб. Здесь тоже вряд ли получится обойтись одним внешним специалистом – понадобится целая команда, а со стороны заказчика - хотя бы менеджер проекта. При этом важно учитывать, что такие внешние подряды, как правило, сразу включают много компонентов, и на выходе получается достаточно сырой продукт. Поэтому гораздо выгоднее использовать уже готовые сервисы, со своей технической поддержкой, и делать только небольшой «тюнинг» под свои особенности.

Основные принципы, на которых основывается работа Expence, – гибкость (это касается как микросервисной архитектуры, так и ценообразования) и возможность модификации платформы под задачи заказчика. Оценить работу системы можно в деморежиме. «Аэроклуб» осознанно отказывается от универсализации и выбирает индивидуальный подход к задачам клиентов, – подчеркивает Юлия Липатова, генеральный директор компании «Аэроклуб».

Источник: TAdviser

Сентябрь 2021
ПнВтСрЧтПтСубВс
30
31
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
01
02
03
выбрать даты публикаций