Компания «Аэроклуб» предлагает корпоративным клиентам эффективный финансовый инструмент для оптимизации расходов на оплату деловых поездок - карту Business Travel Account (ВТА) American Express.
Business Travel Account (ВТА) American Express - виртуальная кредитная карта, которая выпускается на организацию и используется для оплаты расходов на деловые поездки и корпоративные мероприятия через уполномоченное агентство.
ЗАЧЕМ ОПТИМИЗИРОВАТЬ РАСХОДЫ НА КОМАНДИРОВКИ?Многие международные и российские компании уделяют большое внимание управлению командировочными расходами сотрудников, так как данный тип затрат является неотъемлемой частью непроизводственных расходов организации. Согласно материалам исследования Всемирного совета по путешествиям и туризму The World Travel & Tourism Council (WTTC), в 2017 году общий объем поездок составил 4,2 трлн. долларов США. При этом 77% всех расходов на поездки были связаны с личными путешествиями, а 23% составили деловые поездки. Одновременно с этим растет спрос на финансовые продукты для управления расходами на бизнес-тревел, так как перед компаниями стоят такие задачи, как:
- эффективное использование бюджета на деловые поездки на фоне общей задачи по сокращению расходов;
- улучшение показателя DPO (Days Payable Outstanding) или отсрочки по оплате поставщикам;
- унификация и стандартизация внутренних процессов;
- внедрение инструментов и программ, которые максимально помогают эффективному управлению оборотными средствами компании.
Использование специализированных финансовых продуктов, таких как Business Travel Account (ВТА) American Express, позволяет компаниям решить ряд поставленных задач и при этом сфокусироваться на снижении или оптимизации стоимости приобретаемых товаров и услуг в сфере делового туризма, а не на сокращении расходов на деловые поездки в целом, а поставщикам обеспечить лучшую стоимость своих услуг с максимальной отсрочкой по оплате.
ПРЕИМУЩЕСТВА КАРТЫ BUSINESS TRAVEL ACCOUNT (ВТА)Переход от схемы прямых взаиморасчетов с агентством на карту BTA обеспечивает компании:
Эффективное финансирование Клиента
— Управление оборотными средствами за счет использования льготного периода кредитования сроком до 58 дней— Сокращение размера сервисного сбора агентства за счет уменьшения кредитной нагрузки на поставщика
— Отказ от авансирования поставщика, мониторинга его финансового состояния и дополнительного администрирования
Прозрачность и контроль
— Использование платежных инструментов «Америкэн Экспресс» обеспечивает своевременные взаиморасчеты с поставщиками, и как следствие ведет к более прозрачным отношениям между сторонами— Непосредственное списание средств авиакомпанией с карты ВТА - гарантия цены от поставщика
— Предоставление полной детализации, необходимой для проведения сверки для целей бухгалтерии и возможность загрузки данных в бухгалтерские / ERP системы
— Финансовые отчеты по индивидуальным запросам Клиента с отражением всех дополнительных параметров, необходимых для полного и корректного отнесения расходов в соответствии с внутренними правилами
— Любые суммы, списанные с карты, могут быть оспорены Клиентом и не будут предъявлены к оплате при нарушении клиентской Политики по командировкам со стороны Агентства
— Контроль возвратов стоимости неиспользованных услуг
Удобство
— Сокращение количества счетов и затрат на их обработку за счет перехода на единый централизованный счет-выписку. Улучшение данного показателя можно довести до максимального в случае перевода большинства поставщиков на единую форму взаиморасчетов— При работе с несколькими поставщиками оплата производится один раз в месяц единой суммой
Аналитика
— Возможность получения более выгодных условий от поставщиков за счет доступа к статистической и аналитической информации по расходам
КЕЙСЫМеждународная компания, производитель программного обеспечения
-
— повышение прозрачности расходов на деловые поездки,
— усиление контроля,
— четкое бюджетирование расходов.
-
— Компания получила полную консолидированную финансовую статистику по расходам на деловые поездки с необходимой расширенной детализацией о каждой совершенной операции, что повысило прозрачность данной категории расходов.
— За счет доступа к детальной информации обо всех расходах на деловые поездки и простоте ее обработки компания смогла усилить контроль за соблюдением внутренней тревел-политики и сократить ненужные расходы, что привело к более четкому бюджетированию расходов на деловые поездки.
— Оптимизация процесса по администрированию счетов - 4 счета от агентства были заменены одним от Банка - выгода для клиента 0,35 млн рублей (основано на исследовании AT Kearney, посвященному управлению расходами)
— В итоге общая сумма по уменьшению затрат в рамках контракта только за счет смены платежного инструмента составила: 4,95 млн рублей.
Крупная химическая и фармацевтическая компания
-
— внедрение процесса, который обеспечит бесперебойность оказания услуг по организации деловых поездок за счет улучшения платежной дисциплины,
— внедрение глобальной практики взаиморасчетов на локальном рынке.
-
— Использование финансовой организации в качестве платежного агента позволило повысить внутреннюю дисциплину в отношении подготовки авансовых отчетов за счет четко прописанных взаимных обязательств сторон, что привело к бесперебойности оказания услуг по организации деловых поездок.
— За счет внедрения глобальной практики взаиморасчетов на локальном рынке компания расширила географию применения финансовых инструментов и получила удобный доступ к статистике по расходам на деловые поездки на таком крупном рынке, как Россия.
— Увеличение отсрочки на 13 календарных дня без дополнительных - прямая экономия 1,9 млн рублей
— Оптимизация процесса по администрированию счетов - 4 счета от агентства были заменены одним от Банка - прогнозная выгода для клиента 0,57 млн рублей (основано на исследовании AT Kearney, посвященному управлению расходами)
— Уменьшение размера сервисного сбор агентства в связи с тем, поставщик смог отказаться от привлечения дорогих заемных средств за счет ускорения получения оплаты, прямая экономия на сервисных сборах составила 4,8 млн рублей
— В итоге общая сумма по уменьшению затрат в рамках контракта только за счет смены платежного инструмента составила: 7,27 млн рублей.
Крупная международная FMCG компания
-
— унификация процессов и процедур в рамках группы компаний;
— получение точной статистики по расходам на деловые путешествия в рамках группы с полной детализаций;
— внедрение системы учета и управления расходами Concur;
— соответствие глобальным политикам
-
— Унификация процессов и процедур по оплате расходов на организацию деловых поездок для компаний в рамках группы позволила сократить затраты на их администрирование и исключить необходимость обсуждения условий оплаты с поставщиком для разных компаний.
— Благодаря наличию полной статистики по расходам в едином формате клиент получил возможность более качественно контролировать расходование средств на деловые поездки в рамках всей группы компаний.
— За счет использования платежного инструмента, который поддерживает загрузку всех совершенных операций в ERP-систему, клиент успешно внедрил систему Concur, которая применяется для организации индивидуальной схемы отчетности со стороны сотрудников по командировочным и представительским расходам.
— Использование финансового инструмента позволило клиенту привести локальные процессы по оплате расходов на деловые поездки к глобальному стандарту.
— Оптимизация процесса по администрированию счетов - 4 счета от агентства были заменены одним от Банка - прогнозная выгода для клиента 0,43 млн рублей (основано на исследовании AT Kearney, посвященному управлению расходами)
— В итоге общая сумма по уменьшению затрат в рамках контракта только за счет смены платежного инструмента составила: 5,43 млн рублей
Мы предложим и реализуем эффективные решения под любые Ваши задачи
Назначить встречу
Организация и управление деловыми поездками
Компания Аэроклуб предлагает своим Клиентам полный спектр услуг в организации деловых поездок.
Подробнее
Консалтинг и стратегия по оптимизации тревел-расходов
Клиенты нашей компании, внедрившие программы снижения расходов на деловые поездки, в...
Подробнее
TIME – Онлайн система управления деловыми поездками
Компания Аэроклуб предлагает уникальную систему онлайн бронирования. Собственный...
Подробнее
LINK – Мобильное приложение для оформления командировок
Компания Аэроклуб ИТ специализируется исключительно на разработке информационных...
Подробнее
LITE – деловые поездки для малого и среднего бизнеса
Оптимальное решение для компаний с затратами на командировки до 5 млн рублей в год
Подробнее
АТОМ – Аналитические отчеты и исследования
Компания Аэроклуб на регулярной основе предоставляет своим Клиентам детализированные финансовые и...
Подробнее
INTEGRATION HUB
Уникальный веб-сервис, созданный разработчиками нашей компании для легкого и удобного обмена массивами данных между...
Подробнее