Организация командировок

Согласования, переговоры о бронировании, командировочные удостоверения, учет расходов, согласно трудового распорядка, оформление виз в случае выезда за границу Российской Федерации, последующий сбор учетной документации – у каждой командировки, помимо прямых целей, есть обратная бюрократическая сторона.

Независимо от количества выезжающих, организацию поездок персонала практичнее передать одному исполнителю. Так устраняются несогласованности в действиях между ответственными отделами и структурными подразделениями внутри компании, заметно сокращается время на подготовку делового визита и расходы на отчетный период.

КАК ДОСТИГАЕТСЯ ОПТИМИЗАЦИЯ РАСХОДОВ?

• Профессиональные знания

Прямые договора с авиакомпаниями (Россия, зарубежные), отелями, гостиницами.

• Cобственное ПО

Программа автоматического поиска предложений, учета расходов, ведения документации под собственным аккаунтом.

• Aккредитация в IATA

Аккредитация в Международной Ассоциации Авиаперевозчиков, партнерство с глобальной сетью BCD Travel

ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАРУБЕЖНЫХ КОМАНДИРОВОК

Темп, четкое следование датам деловой поездки, грамотное бюджетирование и отчетность о денежных средствах – всё это не имеет значения, если не уложиться в срок оформления визы. ГК Аэроклуб имеет аккредитацию в посольствах 15 стран и является официальным корпоративным партнером ФГУП «Паспортно-визовый Центр» УФМС РФ.

На протяжении 22-х лет работы по организации командировок, деловых визитов, корпоративных выездов и других мероприятий внутрироссийского и международного статусов нами заявлен стандарт, которого придерживаются и другие игроки рынка по предоставлению организационных услуг.

Комплексное предложение по организации

Содействие в получении виз для загранкомандировки

Подготовка и согласование маршрута следования

Бронирование билетов на самолет

Бронирование железнодорожных билетов

Бронирование проживания, подтверждение 24 часа

Обеспечение трансфера по требуемым объектам пути

VIP сопровождение пребывания

КОМАНДИРОВКИ ПО РОССИИ

Поездки бизнес-статуса внутри Российской Федерации для граждан страны не нуждаются в визовом обеспечении. Упрощается также и согласование всех маршрутов, приобретение билетов. В случаях, когда речь заходит об организации поездки для отдела или целого филиала компании, особенно стоит положиться на исполнителя, способного не упустить деталей и предоставить подробный отчет о расходовании средств.

Оказываем содействие в организациях командировок с большим числом участников, с возможностью приобретения проездных документов единым видом транспорта.

Для полного доступа к информации об организации командировок специалистами Аэроклуб разработана единственная на рынке программа TIME

• интеграция с финансовыми системами
• оптимизация бюджетов поездки
• показ структуры расходов
• полная защита персональных данных

АУДИТ И КОНСАЛТИНГ

Учет документационного обеспечения, информация о нормативных правовых актах, гарантиях и льготах, налогах и сборах, консультации о постановлениях правительства, имеющих прямое или косвенное влияние на реализацию проектов. Экономия с программами снижения расходов на бизнес-поездки – до 30%. Подробнее

ДЕЛОВЫЕ ВИЗИТЫ В РОССИЮ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН

Обеспечение легального и комфортного нахождения на протяжение всего периода рабочей поездки для не имеющих российского гражданства партнеров вашей компании.

В числе прочих возможностей ГК Аэроклуб – содействие в получении визы с необходимым для продуктивной поездки статусом (деловая, рабочая). Также регистрация прибывшего специалиста: отметка о постановке на учет в органах миграционного контроля.

КОМАНДИРОВКИ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Топ-менеджерам, генеральному директору, начальнику подразделения и всем, имеющим непосредственное отношение к статусу управления, в ряде случаев требуются особые условия в течение всего периода поездки. К ним относятся возможные продления сроков визита, назначение срочных изменений расписания, маршрута, возникновение других поручений, не входящих в утвержденный план.

В непредвиденные события визита могут входить

• организация встречи зарубежного партнера
• переговоров на нейтральной территории
• расходы по найму временного персонала (трансфер, обслуживание, консалтинг, специалист по бездокументному обслуживанию, другое)

Управлять всеми событиями во время командировок, следить за дополнительными расходами и своевременно оформлять нормативные акты и другую распорядительную документацию по организации командировок можно с помощью онлайн системы TIME