Отказ от бумажных чеков и квитанций и автоматический расчет суточных и контроль представительских расходов
«Аэроклуб ИТ», дочерняя компания ГК «Аэроклуб», специализирующаяся на разработке программного обеспечения в сфере B2B-travel, представила модуль для управления авансовыми отчетами и контроля расходов сотрудников EXPENSE. Новое ИТ-решение позволяет в онлайн-режиме рассчитывать суточные и согласовывать запросы на выдачу авансовых средств подотчётному лицу, а благодаря бесшовной интеграции с системой онлайн-бронирования «Аэроклуба» обеспечивает автоматический импорт данных об оформленных услугах. Также система дает возможность экспорта данных по авансовым отчетам и заявкам на расход в такие учетные системы, как 1С, SAP, Oracle, Axapta, Navision и другие.
EXPENSE стал частью экосистемы продуктов «Аэроклуб», которая автоматизирует процесс организации командировок от этапа подачи заявки на бронирование билетов и отелей до сдачи авансовых отчетов. Разработанный по архитектуре API is first, модуль EXPENSE может быть интегрирован с любыми OBT и учетными системами, в том числе SAP или 1C. Полностью адаптивный интерфейс позволяет работать с модулем на любых устройствах и запускает необходимые приложения, например, встроенную камеру для фиксации подтверждающих документов. Преимуществом для командированных сотрудников станет возможность фотографировать и автоматически загружать в систему чеки, квитанции и другие документы, электронные копии которых будут необходимы в случае выцветания оригинала, а также ускорят процесс обработки авансовых отчетов, независимо от местонахождения сотрудника.
Тревел-расходы, совершенные в валюте, будут автоматически пересчитываться в рубли по нужному курсу. Для ускорения процесса оформления EXPENSE располагает встроенным центром уведомлений и сервисом отправки оповещений на электронную почту авторизующему лицу.
EXPENSE стал частью экосистемы продуктов «Аэроклуб», которая автоматизирует процесс организации командировок от этапа подачи заявки на бронирование билетов и отелей до сдачи авансовых отчетов. Разработанный по архитектуре API is first, модуль EXPENSE может быть интегрирован с любыми OBT и учетными системами, в том числе SAP или 1C. Полностью адаптивный интерфейс позволяет работать с модулем на любых устройствах и запускает необходимые приложения, например, встроенную камеру для фиксации подтверждающих документов. Преимуществом для командированных сотрудников станет возможность фотографировать и автоматически загружать в систему чеки, квитанции и другие документы, электронные копии которых будут необходимы в случае выцветания оригинала, а также ускорят процесс обработки авансовых отчетов, независимо от местонахождения сотрудника.
Тревел-расходы, совершенные в валюте, будут автоматически пересчитываться в рубли по нужному курсу. Для ускорения процесса оформления EXPENSE располагает встроенным центром уведомлений и сервисом отправки оповещений на электронную почту авторизующему лицу.
Первым пользователем системы стала компания Schneider Electric. «Для Schneider Electric проект внедрения Expense был комплексным и предполагал автоматизацию всей цепочки бизнес-процессов по командированию. Во-первых, мы ожидаем положительного экономического эффекта за счет более четкого контроля соблюдения тревел-политики, а также сокращения времени сотрудников от момента подачи заявки на командировку до отчета. Благодаря тому, что поддержка по техническим вопросам работы системы и процессу оформления командировок теперь будет осуществляться в формате «одного окна» – специалистами «Аэроклуба», – должен повыситься и уровень сервиса. Дополнительно наша компания получила новые возможности бизнес-аналитики расходов, более детальные и качественные отчеты, что также поможет нам в вопросах оптимизации бюджета», – прокомментировал Анатолий Сорока, специалист по системам закупок компании Schneider Electric.
«Нашей ключевой задачей в настоящей момент стоит создание бесшовного end-to-end процесса корпоративных путешествий, который бы максимально экономил время и бюджет наших клиентов за счет автоматизации рутинных операций. Именно сейчас, на фоне спада объемов business-travel и операционной активности, мы считаем запуск EXPENSE особенно актуальным, потому что, справляясь с кризисом, все так или иначе столкнутся с необходимостью оптимизации», – прокомментировала Юлия Липатова, генеральный директор агентства делового туризма «Аэроклуб».
Расширяя функционал модуля EXPENSE, эксперты «Аэроклуб ИТ» предусмотрели возможность вносить любые представительские или общехозяйственные расходы, в том числе, наличные на канцелярию, клининг, ремонт офисного оборудования или курьерские услуги. Также в систему может быть загружен справочник расходов клиента.
Настройка продукта с учетом требований заказчика возможна в рекордно короткие сроки. Среди преимуществ EXPENSE – возможность полной передачи модуля на сторону клиента с последующей техподдержкой.
Дополнительная информация доступна по ссылке: http://promo.aeroclub.ru/
Настройка продукта с учетом требований заказчика возможна в рекордно короткие сроки. Среди преимуществ EXPENSE – возможность полной передачи модуля на сторону клиента с последующей техподдержкой.
Дополнительная информация доступна по ссылке: http://promo.aeroclub.ru/
Ключевые публикации: Административный директор, Business Travel, TTG Russia, Welcome Times, TAdviser