5 000 сотрудников
Сквозной процесс оформления командировок: экономия бюджета и времени сотрудников
FMCG
550 часов
экономии в год за счет автоматизации работы
95%
командировок оформляется онлайн
350 000₽ +
экономия от интеграционного проекта в год
О компании
Крупная международная торговая сеть гипермаркетов по продаже товаров для дома, ремонта и садоводства. На момент старта сотрудничества с «Аэроклубом» в 2019 году в России работало более 20 магазинов бренда в Москве, Санкт-Петербурге и регионах. Сотрудники компании в среднем совершали 150 командировок в месяц.
Предпосылки проекта
С самого начала сотрудничества с «Аэроклубом» в 2019 году компания выбрала путь автоматизации: онлайн-оформление и согласование командировок на платформе TIME, а также автоматическую передачу профилей сотрудников с помощью инструмента Integration HUB (iHUB). Однако инициация и авторизация факта командировки, подготовка и согласование авансовых отчетов, расчёт суточных производились во внутренней системе заказчика, что приводило к дублированию действий и удлиняло процесс оформления деловой поездки.
Решение
Чтобы избежать повторного заполнения одних и тех же данных в разных системах, добиться экономии времени и сократить ошибки, было принято решение об интеграции внутренней системы клиента с TIME что позволило в режиме реального времени передавать по API информацию о создании или отмене командировки, а также об изменении дат. Заказчик, в свою очередь, автоматически получал от «Аэроклуба» данные об оформленных услугах (маршрутные квитанции, ваучеры и т.д.) для заполнения авансовых отчетов и дополнительные данные для финансовых реестров.
«Настроив бесшовный обмен данными между системами, мы смогли сократить в общей сложности 550 часов рабочего времени сотрудников клиента в год, а экономия от внедрения проекта составила более 350 тыс. руб. в год.
Интеграция позволила убрать лишние шаги при организации командировок и выстроить сквозной процесс: с единой системой для обмена данными и единым интерфейсом».
Интеграция позволила убрать лишние шаги при организации командировок и выстроить сквозной процесс: с единой системой для обмена данными и единым интерфейсом».
Анастасия Шульцева
руководитель направления по развитию клиентов отдела корпоративного обслуживания, «Аэроклуб»
Дополнительные возможности
Для удобства пользователей базовые настройки онлайн-платформы TIME были дополнены модулем «Технология единого входа в TIME (SSO)». Теперь сотрудникам заказчика при оформлении командировок не нужно запоминать логин и пароль от платформы, так как вход выполняется под корпоративной учётной записью. При этом уволенному сотруднику не доступен вход в корпоративную сеть, а значит, и в TIME. Таким образом, специалистам кадрового отдела можно дополнительно не уведомлять «Аэроклуб», что сотрудник больше не работает в компании: угроза несанкционированных расходов полностью устранена.
В помощь тревел-менеджерам был также подключен модуль «Отзывы сотрудников об отелях». Он не только помогает формировать гостиничную программу, но и делает выбор отеля командированными сотрудниками быстрым и комфортным — ведь теперь при подборе вариантов проживания можно опираться на оценки и комментарии коллег.
В помощь тревел-менеджерам был также подключен модуль «Отзывы сотрудников об отелях». Он не только помогает формировать гостиничную программу, но и делает выбор отеля командированными сотрудниками быстрым и комфортным — ведь теперь при подборе вариантов проживания можно опираться на оценки и комментарии коллег.
Результат
Комплексная автоматизация позволила убрать дублирование действий и лишние шаги при организации командировок, добиться экономии времени и выстроить сквозной процесс: с единой системой для обмена данными и единым интерфейсом.
Инструменты «Аэроклуба»:
Интеграция по API
Автоматическая передача профилей сотрудников через Integration HUB
Дополнительная настройка
технология единого входа SSO
модуль «Отзывы сотрудников об отелях»