До сотрудничества с «Аэроклубом», которое началось в 2012 году, командировки в компании оформлялись в офлайн-формате: в 1С создавалась заявка на деловую поездку и проходила ее авторизация, а затем данные по электронной почте передавались на сторону агентства делового туризма.
В 2013 году было принято решение о переходе в онлайн — на платформу TIME. При этом создание заявок на командировки по-прежнему проходило во внутренней системе, причем сотрудник должен был не только сообщить о факте деловой поездки, но и указать бюджет, необходимый для приобретения авиабилетов и бронирования гостиницы. Соответственного, для корректной регистрации и утверждения тревел-бюджета появлялся дополнительный шаг: сотруднику приходилось дополнительно уточнять ориентировочные цены на эти услуги в системе бронирования. Только после этого информация вносилась в 1С, а факт поездки подтверждался руководителем, после чего командированный фактически бронировал услуги. С учетом того, что не все руководители имели возможность оперативно авторизовать заявку на командировку, процесс мог растянуться на несколько дней. В результате возникали ситуации, когда изначально утверждался один бюджет, а к моменту, когда руководитель согласовывал командировку, стоимость услуг могла значительно вырасти. Персональные данные путешественников и данные об организационной структуре компании хранились в разных системах, поэтому при оформлении командировок сотрудникам приходилось обращаться к разным ресурсам сбора данных, что усложняло оформление командировок, особенно для третьих лиц — приглашенных экспертов.
Перед «Аэроклубом» стояла задача исключить дублирование действий, сократить время
оформления командировки и сделать процесс максимально простым и прозрачным для пользователя. Также заказчик хотел более эффективно контролировать затраты, обеспечить своевременное автоматическое обновление профайлов сотрудников и получить гарантию безопасности работы с персональными данными. Процесс онлайн- оформления командировок в TIME планировалось масштабировать на третьих лиц — приглашенных экспертов компании — с соблюдением не только корпоративных процедур клиента, но и нормативно-правовых регламентов фармацевтической индустрии.