1 500+ сотрудников
От оффлайна — к полной автоматизации командировок
Фармацевтическая компания выбрала формат максимальной автоматизации процесса оформления командировок, чтобы исключить рутинные ручные операции, эффективно планировать тревел-бюджет и контролировать расходы, а также упростить процесс для конечных пользователей.
Фармацевтическая компания
15 минут
среднее время оформления командировки
89%
командировок оформлено онлайн
900
командировок в месяц
О компании
Международная фармацевтическая корпорация, представительства которой находятся более чем в ста странах мира. Одна из первых зарубежных компаний, локализовавших в России производство лекарственных препаратов. В 2023 году вошла в топ-50 крупнейших иностранных компаний РФ по версии Forbes. В месяц сотрудники компании в среднем совершают 900 командировок, география которых охватывает 300 городов РФ и 80 зарубежных направления.
Предпосылки проекта
До сотрудничества с «Аэроклубом», которое началось в 2012 году, командировки в компании оформлялись в офлайн-формате: в 1С создавалась заявка на деловую поездку и проходила ее авторизация, а затем данные по электронной почте передавались на сторону агентства делового туризма.
В 2013 году было принято решение о переходе в онлайн — на платформу TIME. При этом создание заявок на командировки по-прежнему проходило во внутренней системе, причем сотрудник должен был не только сообщить о факте деловой поездки, но и указать бюджет, необходимый для приобретения авиабилетов и бронирования гостиницы. Соответственного, для корректной регистрации и утверждения тревел-бюджета появлялся дополнительный шаг: сотруднику приходилось дополнительно уточнять ориентировочные цены на эти услуги в системе бронирования. Только после этого информация вносилась в 1С, а факт поездки подтверждался руководителем, после чего командированный фактически бронировал услуги. С учетом того, что не все руководители имели возможность оперативно авторизовать заявку на командировку, процесс мог растянуться на несколько дней. В результате возникали ситуации, когда изначально утверждался один бюджет, а к моменту, когда руководитель согласовывал командировку, стоимость услуг могла значительно вырасти. Персональные данные путешественников и данные об организационной структуре компании хранились в разных системах, поэтому при оформлении командировок сотрудникам приходилось обращаться к разным ресурсам сбора данных, что усложняло оформление командировок, особенно для третьих лиц — приглашенных экспертов.
Перед «Аэроклубом» стояла задача исключить дублирование действий, сократить время
оформления командировки и сделать процесс максимально простым и прозрачным для пользователя. Также заказчик хотел более эффективно контролировать затраты, обеспечить своевременное автоматическое обновление профайлов сотрудников и получить гарантию безопасности работы с персональными данными. Процесс онлайн- оформления командировок в TIME планировалось масштабировать на третьих лиц — приглашенных экспертов компании — с соблюдением не только корпоративных процедур клиента, но и нормативно-правовых регламентов фармацевтической индустрии.
В 2013 году было принято решение о переходе в онлайн — на платформу TIME. При этом создание заявок на командировки по-прежнему проходило во внутренней системе, причем сотрудник должен был не только сообщить о факте деловой поездки, но и указать бюджет, необходимый для приобретения авиабилетов и бронирования гостиницы. Соответственного, для корректной регистрации и утверждения тревел-бюджета появлялся дополнительный шаг: сотруднику приходилось дополнительно уточнять ориентировочные цены на эти услуги в системе бронирования. Только после этого информация вносилась в 1С, а факт поездки подтверждался руководителем, после чего командированный фактически бронировал услуги. С учетом того, что не все руководители имели возможность оперативно авторизовать заявку на командировку, процесс мог растянуться на несколько дней. В результате возникали ситуации, когда изначально утверждался один бюджет, а к моменту, когда руководитель согласовывал командировку, стоимость услуг могла значительно вырасти. Персональные данные путешественников и данные об организационной структуре компании хранились в разных системах, поэтому при оформлении командировок сотрудникам приходилось обращаться к разным ресурсам сбора данных, что усложняло оформление командировок, особенно для третьих лиц — приглашенных экспертов.
Перед «Аэроклубом» стояла задача исключить дублирование действий, сократить время
оформления командировки и сделать процесс максимально простым и прозрачным для пользователя. Также заказчик хотел более эффективно контролировать затраты, обеспечить своевременное автоматическое обновление профайлов сотрудников и получить гарантию безопасности работы с персональными данными. Процесс онлайн- оформления командировок в TIME планировалось масштабировать на третьих лиц — приглашенных экспертов компании — с соблюдением не только корпоративных процедур клиента, но и нормативно-правовых регламентов фармацевтической индустрии.
Решение
Проанализировав ситуацию, было принято совместное решение отказаться от использования внутренних систем заказчика в процессе организации командировок и перенести все шаги по созданию и согласованию деловых поездок на сторону тревел-партнера.
Вторым большим проектом стала настройка автоматического обмена данными между глобальной HR-системой клиента и сервисом IHub.
Вторым большим проектом стала настройка автоматического обмена данными между глобальной HR-системой клиента и сервисом IHub.
«Благодаря интеграции с сервисом IHub стала возможна автоматическая передача персональных данных сотрудников, данных об оргструктуре клиента и ее изменениях, cost-центрам, а также иных сведений по защищенным каналам. Также была настроена интеграция систем «Аэроклуба» с локальной системой по организации мероприятий клиента, что позволило подключить к TIME внешних экспертов фармацевтической компании.
Таким образом, в ходе проекта нам удалось построить комплексный и бесшовный end-to- end процесс оформления деловых поездок — мы пришли к единой системе, в которой проходит полный цикл создания, утверждения и бронирования командировок. Процесс стал максимально простым и прозрачным для сотрудников, и при этом позволял соблюдать все требования законодательства, а также глобальные и локальные нормативные акты компании».
Процесс организации командировки, от формирования заявки до получения ваучеров и электронных билетов, сократился более чем в два раза: с 40 до 15 минут даже в случае большого количества услуг в командировке (5 и более транзакций). Отсутствие временного разрыва между выбором и оформлением тревел-услуг позволило более эффективно планировать расходы: теперь руководитель может быть уверен, что услуги будут оформлены сотрудником именно по той цене, которая указана в заявке.
В дальнейшем компания-партнер решила продолжить совершенствование процесса оформления командировок, сфокусировавшись на небольших индивидуальных доработках.
Таким образом, в ходе проекта нам удалось построить комплексный и бесшовный end-to- end процесс оформления деловых поездок — мы пришли к единой системе, в которой проходит полный цикл создания, утверждения и бронирования командировок. Процесс стал максимально простым и прозрачным для сотрудников, и при этом позволял соблюдать все требования законодательства, а также глобальные и локальные нормативные акты компании».
Процесс организации командировки, от формирования заявки до получения ваучеров и электронных билетов, сократился более чем в два раза: с 40 до 15 минут даже в случае большого количества услуг в командировке (5 и более транзакций). Отсутствие временного разрыва между выбором и оформлением тревел-услуг позволило более эффективно планировать расходы: теперь руководитель может быть уверен, что услуги будут оформлены сотрудником именно по той цене, которая указана в заявке.
В дальнейшем компания-партнер решила продолжить совершенствование процесса оформления командировок, сфокусировавшись на небольших индивидуальных доработках.
Мария Чапаш
ведущий менеджер отдела корпоративного обслуживания «Аэроклуб»
Дополнительные возможности
В 2020 году была решена проблема, ранее возникавшая в случае отмены командировок, когда финансовому отделу клиента требовалось проводить перерасчеты с сотрудником, так как командировочные расходы начислялись по общему заработку. На стороне «Аэроклуба» была реализована возможность отмены командировок с отображением соответствующего статуса в системе TIME и кастомизированном отчете для клиента. Теперь данные о служебных поездках, за исключением командировок со статусом «Отмененная/Несостоявшаяся», загружается напрямую из TIME в систему клиента «1С: Документооборот» для дальнейшего расчета оплаты по среднему заработку.
Также к базовым настройкам TIME был добавлен модуль «Бронирование и оформление ж/д билетов по тарифу туда-обратно». Теперь, когда пользователь добавляет подходящие поезда в командировку и переходит к ее оформлению, TIME производит сверку билетов по маршруту и определённым критериям, предлагая путешественнику связать билеты для получения скидки по тарифу «туда-обратно», которая может достигать 10 до 20% от стоимости билета.
Другой дополнительный модуль — «Подбор выгодного альтернативного варианта перелёта» — помог оптимизировать расходы клиента за счёт выбора путешественниками оптимальных по стоимости вариантов авиабилетов. Тепрь пользователь выбирает рейсы, а система сама предлагает более выгодные по стоимости варианты, соответствующие критериям запроса (близкие по условиям, времени и другим параметрам).
Также к базовым настройкам TIME был добавлен модуль «Бронирование и оформление ж/д билетов по тарифу туда-обратно». Теперь, когда пользователь добавляет подходящие поезда в командировку и переходит к ее оформлению, TIME производит сверку билетов по маршруту и определённым критериям, предлагая путешественнику связать билеты для получения скидки по тарифу «туда-обратно», которая может достигать 10 до 20% от стоимости билета.
Другой дополнительный модуль — «Подбор выгодного альтернативного варианта перелёта» — помог оптимизировать расходы клиента за счёт выбора путешественниками оптимальных по стоимости вариантов авиабилетов. Тепрь пользователь выбирает рейсы, а система сама предлагает более выгодные по стоимости варианты, соответствующие критериям запроса (близкие по условиям, времени и другим параметрам).
Результат
Благодаря максимальной автоматизации процесса оформления командировок, фармацевтическая компания полностью исключила рутинные ручные операции и пришла к максимально эффективному формату планирования тревел-бюджета и контроля расходов, а также упростила процесс для конечных пользователей, сократив оформление командировок до 15 минут.
Инструменты «Аэроклуба»:
Интеграция по API
Автоматическая передача профилей сотрудников через Integration HUB
Дополнительная настройка
модуль «Комплексная отмена командировки»
модуль «Бронирование и оформление ж /д билетов по тарифу туда-обратно»
модуль «Подбор выгодного альтернативного варианта перелёта»