В 2020—2021 гг. международный ритейлер существенно увеличил количество магазинов в России и расширил географию покрытия, что привело к росту объемов деловых поездок. Это поставило компанию перед необходимостью повысить эффективность процедур
командирования, в том числе — в части унификации процесса оформления деловых поездок в системе онлайн-бронирования TIME «Аэроклуба».
Несмотря на то, что компания уже несколько лет использовала TIME для оформления командировок, процедура существенно отличалась для сотрудников разных подразделений. Часть сотрудников после предварительного подтверждения факта деловой поездки бронировали тревел-услуги самостоятельно: в этом случае после авторизации со стороны линейного руководителя или тревел-координатора данные
вручную вводились во внутреннюю систему клиента, чтобы специалист отдела кадрового делопроизводства оформил приказ и начислил суточные. Любые изменения в командировке (например, продление или отмена) требовали повторного запроса со стороны сотрудника в TIME, подтверждения тревел-координатора в случае доплаты или штрафов, а также передачи данных в кадровый отдел вручную. Некоторые сотрудники компании в силу специфики работы не имели доступа в интернет — оформлением их командировок полностью занимались тревел-координаторы, а в ряде случаев процесс требовал вовлечения HR-специалиста соответствующего подразделения или региона.
Процедура передачи профайлов сотрудников «Аэроклубу» также оставалась затруднительным кейсом. Передача информации о структурных изменениях передавалась на сторону тревел-партнера с задержкой, т.к. не была автоматизирована.
Перед компанией стояла задача унифицировать процессы, объединив их в едином контуре — от этапа инициации командировки и выписки услуг до автоматической передачи профилей во внутреннюю систему клиента, начисления суточных и подготовки
отчета.