1 500 сотрудников
Единый алгоритм командирования
для ритейл-компании
Ритейл-компания
Чтобы унифицировать процесс оформления командировок сотрудниками разных подразделений, оптимизировать кадровые ресурсы за счет сокращения операций, выполняемых вручную и дублирующих процедур, «Аэроклуб» реализовал для международной ритейл-компании проект, в ходе которого внутренняя кадровая система клиента была интегрирована с платформой онлайн-бронирования TIME.
95%
командировок оформлено онлайн
1 900+
оформленных услуг в 2021 году
60
командировок в месяц
О компании
Одна из крупнейших в Европе розничных сетей по торговле одеждой и товарами для дома, представленная более чем в 70 странах мира за счет 4300+ магазинов группы. В этот же период сотрудники российского представительства компании в среднем совершали 60 командировок в месяц, география которых охватывала 47 городов РФ.
Предпосылки проекта
В 2020—2021 гг. международный ритейлер существенно увеличил количество магазинов в России и расширил географию покрытия, что привело к росту объемов деловых поездок. Это поставило компанию перед необходимостью повысить эффективность процедур
командирования, в том числе — в части унификации процесса оформления деловых поездок в системе онлайн-бронирования TIME «Аэроклуба».
Несмотря на то, что компания уже несколько лет использовала TIME для оформления командировок, процедура существенно отличалась для сотрудников разных подразделений. Часть сотрудников после предварительного подтверждения факта деловой поездки бронировали тревел-услуги самостоятельно: в этом случае после авторизации со стороны линейного руководителя или тревел-координатора данные
вручную вводились во внутреннюю систему клиента, чтобы специалист отдела кадрового делопроизводства оформил приказ и начислил суточные. Любые изменения в командировке (например, продление или отмена) требовали повторного запроса со стороны сотрудника в TIME, подтверждения тревел-координатора в случае доплаты или штрафов, а также передачи данных в кадровый отдел вручную. Некоторые сотрудники компании в силу специфики работы не имели доступа в интернет — оформлением их командировок полностью занимались тревел-координаторы, а в ряде случаев процесс требовал вовлечения HR-специалиста соответствующего подразделения или региона.
Процедура передачи профайлов сотрудников «Аэроклубу» также оставалась затруднительным кейсом. Передача информации о структурных изменениях передавалась на сторону тревел-партнера с задержкой, т.к. не была автоматизирована.
Перед компанией стояла задача унифицировать процессы, объединив их в едином контуре — от этапа инициации командировки и выписки услуг до автоматической передачи профилей во внутреннюю систему клиента, начисления суточных и подготовки
отчета.
командирования, в том числе — в части унификации процесса оформления деловых поездок в системе онлайн-бронирования TIME «Аэроклуба».
Несмотря на то, что компания уже несколько лет использовала TIME для оформления командировок, процедура существенно отличалась для сотрудников разных подразделений. Часть сотрудников после предварительного подтверждения факта деловой поездки бронировали тревел-услуги самостоятельно: в этом случае после авторизации со стороны линейного руководителя или тревел-координатора данные
вручную вводились во внутреннюю систему клиента, чтобы специалист отдела кадрового делопроизводства оформил приказ и начислил суточные. Любые изменения в командировке (например, продление или отмена) требовали повторного запроса со стороны сотрудника в TIME, подтверждения тревел-координатора в случае доплаты или штрафов, а также передачи данных в кадровый отдел вручную. Некоторые сотрудники компании в силу специфики работы не имели доступа в интернет — оформлением их командировок полностью занимались тревел-координаторы, а в ряде случаев процесс требовал вовлечения HR-специалиста соответствующего подразделения или региона.
Процедура передачи профайлов сотрудников «Аэроклубу» также оставалась затруднительным кейсом. Передача информации о структурных изменениях передавалась на сторону тревел-партнера с задержкой, т.к. не была автоматизирована.
Перед компанией стояла задача унифицировать процессы, объединив их в едином контуре — от этапа инициации командировки и выписки услуг до автоматической передачи профилей во внутреннюю систему клиента, начисления суточных и подготовки
отчета.
Решение
Перед «Аэроклубом» стояла задача создать такой технологический процесс, который позволил бы поддерживать единый алгоритм командирования для всех представительств заказчика. При этом требовалось сократить время на обмен данными, исключить дублирующие процедуры и ручной ввод информации. В качестве решения была предложена интеграция онлайн-платформы TIME с внутренней системой кадрового учета заказчика.
«Благодаря интеграции мы получили полностью бесшовный процесс, при котором все действия сотрудника сконцентрированы в TIME: можно выбрать тревел-услуги, в онлайн- режиме получить авторизацию руководителя и оформить билеты и ваучеры. Отменить командировку также можно сразу — для этого достаточно нажатия одной кнопки. Данные о командировках сотрудников, самостоятельно оформляющих деловые поездки в TIME, стали автоматически передаваться во внутреннюю кадровую систему заказчика для проводки приказа и начисления суточных — участие тревел-координатора не требуется ни на одном из этапов.
Интеграция кадровой системы клиента и онлайн-платформы «Аэроклуба» позволила автоматизировать и процедуру передачи профайлов: информация о любых кадровых изменениях стала поступать мгновенно».
Таким образом, процедура оформления командировок была унифицирована для всех категорий сотрудников клиента. Кастомизация онлайн-платформы TIME под текущие бизнес-задачи помогла копании-партнеру сохранить привычный процесс, устранив избыточные операции.
Интеграция кадровой системы клиента и онлайн-платформы «Аэроклуба» позволила автоматизировать и процедуру передачи профайлов: информация о любых кадровых изменениях стала поступать мгновенно».
Таким образом, процедура оформления командировок была унифицирована для всех категорий сотрудников клиента. Кастомизация онлайн-платформы TIME под текущие бизнес-задачи помогла копании-партнеру сохранить привычный процесс, устранив избыточные операции.
Анна Колесникова
заместитель директора по работе с ключевыми клиентами, «Аэроклуб»
Результат
Благодаря реализованному «Аэроклубом» технологическому проекту внутренняя кадровая система клиента была интегрирована с платформой онлайн-бронирования TIME. Это позволило унифицировать процесс оформления командировок сотрудниками разных подразделений, а также оптимизировать кадровые ресурсы за счет сокращения «ручных» операций и дублирующих процедур.
Инструменты «Аэроклуба»:
Интеграция по API
Онлайн-платформа TIME